Бумажный или электронный архив: какой выбрать для своей компании

Иллюстрация / Фото: из открытых источников

В любой компании, независимо от ее масштабов, существует необходимость хранения важных документов — финансовых, юридических, кадровых. Разница лишь в том, что одни организации выделяют под архив целые помещения, а другие решают провести внедрение системы электронного архива при поддержке профессионалов. Какой вариант эффективнее, удобнее и выгоднее? Конечно же, второй. Но вот почему?

Бумажный архив — пережиток прошлого

Еще недавно в офисах можно было увидеть стеллажи, заставленные папками с документами. Проектные чертежи, договоры, счета, акты — все это годами накапливалось, занимая ценное пространство. К тому же, на то, чтобы хранить всю информацию, нужно было потратить немало денег на:

• аренду помещения, если документов действительно много;
• зарплату сотруднику, который бы поддерживал порядок и отвечал за этот вопрос;
• распечатку документации. А это закупка бумаги, чернил и оборудования.

Еще один недостаток такого хранения — поиск нужного документа мог затянуться на дни, а иногда и вовсе заканчивался неудачей. Бумаги терялись, портились или приходили в негодность. Именно по этим всем причинам все больше компаний переходят к системам, которые позволяют хранить, систематизировать, изменять и не только документы в электронном формате.

Почему электронный архив — это выгодно

Цифровой архив не просто упрощает хранение документов, но и оптимизирует бизнес-процессы. К тому же, выбирая этот вариант, можно получить немало преимуществ.

С такими системами удобно работать

Все документы оцифрованы и систематизированы. Их можно редактировать, копировать, менять формат и передавать коллегам без физического перемещения.

Можно быстро получить доступ к нужным данным

Больше не нужно тратить часы на поиск нужной папки. В электронном архиве любой документ находится за несколько секунд.

Документы не портятся и их невозможно потерять

Они не выцветают — в цифровом формате информация остается неизменной годами. К тому же, можно не переживать что они испортятся при пожаре, при потопе или их просто кто-то потеряет. Системы предусматривают резервное копирование, а значит данные легко можно будет восстановить.

Безопасность данных

Можно настроить права для каждого сотрудника, ограничив доступ к конфиденциальной информации. Таким образом третьи лица не смогут завладеть важной информацией.

Конечно же, в этом случае можно экономить на аренде, автоматизировать рутинные задачи и в целом упростить документооборот

Николай Лисов / Nikolis
Журналист ATinform